Chứng thực bản sao hay còn được gọi là sao y bản chính là một trong những yêu cầu thường gặp khi thực hiện các thủ tục pháp lý. Tuy nhiên, nó hoàn toàn khác với bản sao, bản copy bởi chúng được chứng thực do cơ quan có thẩm quyền đúng với quy định của pháp luật. Cùng Dịch Thuật 365 tìm hiểu rõ hơn về sao y bản chính này nhé!
Chứng thực bản sao là gì?
Hiểu theo góc độ pháp lý thì việc chứng thực là việc mà cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của bản sao dựa trên bản chính. Theo điều 2 khoản 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì việc chứng thực bản sao từ bản chính hay còn gọi là sao y bản chính là do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để có thể chứng thực sao đúng y nguyên với bản chính.
Tầm quan trọng của việc chứng thực bản sao
Cho mục đích làm việc
Khi nộp đơn xin việc tại nước ngoài, bạn đều cần yêu cầu những tài liệu khác nhau như trình độ học vấn hay chứng chỉ kinh nghiệm cùng các tài liệu liên quan khác. Việc chứng thức bản sao là vô cùng quan trọng để có thể xác minh tính hợp lệ của những tài liệu này.
Mục đích nhập cư
Nếu bạn đang có kế hoạch di cư sang quốc gia khác thì việc chứng thực là điều cần thiết để có thể đảm bảo các tài liệu của bạn xác thực và hợp lệ. Cơ quan quản lý tại xuất nhập khẩu cảnh ở đa số các quốc gia đều yêu cầu chứng thực bản sao đối với những giấy tờ tài liệu như giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh, giấy chứng nhận của cảnh sát cùng với các tài liệu liên quan khác.
Các loại văn bản được phép chứng thực
Giấy tờ/văn bản làm cơ sở để có thể sao y bản chính chính gồm:
- Bản chính giấy tờ/văn bản do cơ quan/tổ chức có thẩm quyền cấp.
- Bản chính giấy tờ/văn bản do cá nhân tự lập đã có xác nhận cũng như được đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Bản chính giấy tờ/văn bản tuỳ thân do cơ quan /tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cho cá nhân như thẻ căn cước, hộ chiếu hay các giấy tờ khác như thẻ cư trú, thẻ thường trú, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, giấy phép lái xe,…
Quy trình chứng thực bản sao
Những tài liệu cần chuẩn bị
Người tới chứng thực sao y cần chuẩn bị đầy đủ bản gốc và bản sao cần chứng thực cho phía cơ quan công chứng. Các cơ quan đều phải lưu lại một bản sao trong hồ sơ. Do đó, bạn cần chuẩn bị dư một bản so với số lượng bản sao.
Các bước thực hiện
Trong trường hợp bản chính của giấy tờ, văn bản do cơ quan/tổ chức nước ngoài cấp thì công chứng hoặc chứng nhận đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự thì còn có thể bỏ qua nhé.
Nếu người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình mỗi bản chính thì cơ quan/tổ chức sẽ tiến hành chụp từ bản chính để có thể thực hiện việc chứng thực. Bên canh đó, cũng trừ trường hợp cơ quan/tổ chức không có phương tiện để chụp lại. Thế nhưng, tốt nhất thì người đi công chứng hãy tự chuẩn bị bản sao cho mình.
Sau khi người chứng nhận của các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra xong bản chính, họ sẽ đối chiếu với bản sao lại một lần nữa. Bởi nếu nội dung của bản sao đúng với bản chính thì có thể đóng dấu và ký tên xác nhận. Đối với những bản sao có hai trang trở nên thì sẽ ghi lời chứng vào cuối trang. Cuối cùng là đóng dấu giáp lai cho toàn bộ văn bản.
Xác nhận tài liệu chứng thực
Người yêu cầu chứng thực sẽ nhận kết quả tại nơi đã nộp hồ sơ và xác nhận kiểm tra bản chính, bản sao để tránh thất lạc.
Những vấn đề cần lưu ý khi chứng thực bản sao
Điều kiện để được chứng thực
Theo điều 18 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì việc quy định về giấy tờ/văn bản làm cơ sở để có thể chứng thực bản sao từ bản chính:
- Bản chính giấy tờ/văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
- Bản chính giấy tờ/văn bản do cá nhân tự lập đã có xác nhận cũng như được đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Các hạn chế của sao y bản chính
Bản sao được cấp từ sổ gốc chỉ có giá trị sử dụng thay cho bản chính tại các giao dịch, nhưng trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Việc sao y bản chính đúng với quy định của Nghị định này đều có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã sử dụng để có thể đối chiếu chứng thực trong những giao dịch. Thế nhưng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Xử lý khi bản sao không hợp lệ
Những bản sao không hợp lệ cần phải xử lý sao cho bản sao đã đối chiếu với bản chính hay bản in, được công nhận hợp pháp. Theo Điều 2 khoản 8 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì văn bản chứng thực chính là giấy tờ/văn bản hợp đồng/giao dịch đã được chứng thực đúng với quy định này.
Chi phí chứng thực bản sao và thời gian thực hiện, giải quyết
Theo điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định thì mức chi phí như sau:
- Chi phí sao y bản chính từ khoảng 2.000 đồng/trang. Tuy nhiên, từ trang thứ 3 trở lên thì thu thêm 1.000 đồng/trang. Thế nhưng, mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản.
- Do đó, trang giấy in 2 mặt giống như hộ khẩu thì được tính theo từng trang. Chẳng hạn 1 tờ giấy của sổ hộ khẩu sẽ được tính là 2 mặt với mức phí là 4.000 đồng/2 trang.
Địa chỉ chứng thực bản sao chuyên nghiệp tại Hà Nội
Dịch Thuật 365 là một trong những đơn vị uy tín với nhiều năm kinh nghiệm đối với dịch vụ pháp lý bao gồm cả chứng thực bản sao. Quý khách hàng chỉ cần cung cấp hồ sơ gốc hoặc giấy tờ ủy quyền, chuyên viên của Dịch Thuật 365 sẽ tiến hành chứng thực cho khách hàng.
- Chúng tôi luôn đảm bảo thực hiện dịch vụ thành công nhất cho quý khách hàng và luôn đặt quyền lợi của khách hàng lên hàng đầu.
- Tư vấn nhiệt tình giải đáp mọi thắc mắc về pháp lý cho khách hàng.
- Chi phí minh bạch, hợp lý không phát sinh bất kỳ chi phí nào khác ngoài phí đã báo ban đầu.
Mọi thông tin liên hệ khi cần tư vấn vui lòng liên hệ chúng tôi qua:
Hotline: 0941013383
Website: https://dichthuat365.com
Email: congchungnhanh365@gmail.com
